GoBD & revisionssichere Archivierung der Eingangspost

Für den digitalen Posteingang sind die GoBD der Rahmen, in dem eingehende steuerrelevante Dokumente abgelegt werden müssen. Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) sind Verwaltungsvorgaben der Finanzverwaltung. Kurz gefasst heißt das für eingehende Post: Dokumente müssen nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und über die Aufbewahrungsfrist verfügbar gespeichert werden.

Dieser Beitrag ordnet die Anforderungen ein und ist keine Rechts- oder Steuerberatung — für die konkrete Umsetzung sind die geltenden Regelungen und Ihre Steuerberatung maßgeblich.

Was „revisionssicher” bedeutet

Revisionssichere Archivierung beschreibt ein Verfahren, keine Produkteigenschaft. Kernpunkte sind in der Regel:

• Unveränderbarkeit — abgelegte Dokumente lassen sich nicht unbemerkt ändern.
• Vollständigkeit — kein Beleg geht verloren, nichts wird ausgelassen.
• Nachvollziehbarkeit — Änderungen und Zugriffe sind protokolliert.
• Wiederauffindbarkeit — Dokumente sind über die Frist schnell auffindbar.

Ein Anbieter kann eine solche Ablage unterstützen; ob Ihr Gesamtprozess den Anforderungen genügt, hängt aber von Ihrer Umsetzung und Dokumentation ab.

Aufbewahrungsfristen (Orientierung)

Steuerrelevante Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (je nach Dokumentart typischerweise mehrere Jahre). Die genaue Frist und die Zuordnung hängen vom Dokumenttyp ab und sollten mit der Steuerberatung geklärt werden. Für den Posteingang bedeutet das: Schon beim Eingang muss klar sein, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind.

Ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation

Viele Unternehmen möchten Papieroriginale nach dem Scannen vernichten („ersetzendes Scannen”). Das ist unter Voraussetzungen möglich, aber:

• es hängt von Dokumentart und Verfahren ab,
• es setzt eine dokumentierte, kontrollierte Vorgehensweise voraus,
• es sollte in einer Verfahrensdokumentation festgehalten und mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Was das für die Anbieterauswahl heißt

• Archiv-Unterstützung — bietet die Lösung eine revisionssichere Ablage (nach Anbieterangaben)?
• Protokollierung — sind Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar?
• Serverstandort — EU/DE ist bei sensiblen Belegen ein wichtiges Kriterium.
• Export — kommen Sie am Vertragsende vollständig und lesbar an Ihre Dokumente?

Welche Anbieter eine GoBD-konforme Archivierung im Schwerpunkt unterstützen, zeigen die Anbieterprofile und der Vergleich. Wie eingehende Belege in Buchhaltung und DMS laufen, behandelt der Beitrag Posteingang mit DMS und DATEV verbinden.

Fazit

Die GoBD verlangen für eingehende steuerrelevante Post eine nachvollziehbare, unveränderbare und verfügbare Ablage. Ein Anbieter kann das unterstützen — verantwortlich für ein GoBD-konformes Verfahren bleibt Ihr Unternehmen. Klären Sie ersetzendes Scannen und Fristen mit Ihrer Steuerberatung und halten Sie das Vorgehen in einer Verfahrensdokumentation fest.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die verbindliche Bewertung sind die geltenden gesetzlichen Regelungen und fachkundige Beratung maßgeblich.